Jak rozliczać podróż służbową samochodem zastępczym?

Pytanie dotyczy kosztów używania pojazdu w trakcie podróży służbowej. Zgodnie z poleceniem służbowym pracownik odbył podróż służbową samochodem zastępczym, udostępnionym przez serwis. Samochód, którym porusza się zwykle, użytkowany przez spółkę w ramach leasingu, znajduje się w naprawie. Pracownik przedłożył faktury na zakup paliwa sporządzone na spółkę oraz paragony za przejazd autostradą i parking.

PYTANIE

Jak należy udokumentować i rozliczyć wydatki związane z używaniem samochodu zastępczego w podróżny służbowej?

Czy w ramach rachunku kosztów podróży pracownik powinien złożyć posiadane faktury i paragony a spółka powinna zwrócić pracownikowi kwotę wynikającą z tych dokumentów i ująć je w księgach?

Czy może w ramach rachunku kosztów podróży należy wyliczyć ryczałt kilometrowy zgodnie z przejechaną ilością kilometrów, pomijając przedłożone faktury i paragony i wypłacić pracownikowi wyłącznie pełną kwotę ryczałtu, jako zwrot wydatków związanych z używaniem samochodu w podróży służbowej i tylko ryczałt kilometrowy ująć w księgach spółki?

ODPOWIEDŹ

Pracodawca może zwrócić pracownikowi faktyczne koszty używania pojazdu zastępczego, czyli wypłacić równowartość kosztów tankowania, opłat za autostradę i parkowania.

Z obowiązujących przepisów wynika, że pracownikowi odbywającemu podróż służbową należą się diety i zwroty kosztów podróży.

Ustawodawca zapisał, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  1. diety;
  2. zwrot kosztów:
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl przepisów środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Mimo powyższego, w przedstawionej sytuacji pracodawca może zwrócić pracownikowi faktycznie poniesione koszty. Będą to bowiem inne udokumentowane wydatki poniesione odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należy bowiem uznać, że pracownik odbywa podróż pojazdem służbowym - fakt że pracodawca nie jest jego właścicielem nie ma znaczenia. Mimo to bowiem jest to samochód zapewniony przez pracodawcę a więc pojazd służbowy. Tym samym pracodawca powinien się księgować i rozliczać z pracownikiem faktycznie poniesione wydatki.

Data publikacji:

Czy pytanie okazało się pomocne?

dobra odpowiedź

zła odpowiedź

Udostępnij:

Zadaj pytanie

Masz pytania?
Chcesz lepiej poznać ofertę?
Skontaktuj się z nami!

785 111 785

wojciech.kiziuk@go-leasing.pl

Skontaktuj się z Nami
Skontaktuj się z Nami

Ile kosztuje u nas leasing lub kredyt?
Szybko policz ratę leasingu lub
kredytu dla siebie?

Oblicz ratę leasingu
Oblicz ratę leasingu

Szukasz samochodu?
Pomożemy znaleźć najlepsze
auto dla ciebie!

Znajdź auto dla siebie
Znajdź auto dla siebie